In vielen Branchen und Berufen ist die Arbeit im Home Office mittlerweile ein etabliertes Arbeitsmodell. Die technische Infrastruktur ermöglicht immer einfacher mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten. Damit das Arbeiten von zu Hause genauso effizient und produktiv wie im Büro ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Mobiliar, technische Ausstattung, Equipment und Zubehör sowie die richtige Arbeitsatmosphäre haben entscheidenden Einfluss auf die Arbeitsleistung und -qualität.
Die Rahmenbedingungen müssen passen
Die Gestaltung des Heimarbeitsplatzes hängt maßgeblich von der Wohnsituation ab. Ein separates Arbeitszimmer ist in den meisten Fällen die optimale Lösung. Sollte das nicht möglich sein, ist es ratsam, den Arbeitsplatz als abgegrenzten Bereich zu strukturieren. Damit grenzt man Wohn- und Arbeitsbereich physisch voneinander ab. Langfristig ist dieses Konzept hilfreich, um „Arbeit“ und „Freizeit“ auch psychologisch voneinander abzugrenzen.
An einem Arbeitsplatz mit ausreichend Tageslicht arbeitet es sich für gewöhnlich besser als unter künstlichem Licht in einem fensterlosen Raum. Eine helle Deckenbeleuchtung und eine flexibel positionierbare Schreibtischlampe dürfen am Arbeitsplatz jedoch nicht fehlen, um auch an dunklen Wintertagen oder abends alles gut im Blick zu haben.
Auch eine Möglichkeit zu lüften ist von Vorteil, um bei Bedarf für frische Luft sorgen zu können. Steckdosen für den Betrieb der Elektrogeräte sollten ebenfalls vorhanden sein.
Das richtige Mobiliar bildet die Basis für produktive Arbeit
Der Schreibtisch ist das Herzstück des Arbeitsplatzes. Er sollte bestmöglich auf den Nutzer abgestimmt werden, um eine gesunde Körperhaltung beim Arbeiten zu ermöglichen. Auf eine stabile Bauweise ist zu achten, um Technik und Arbeitsmaterial sicher tragen zu können. Die Arbeitsfläche des Schreibtisches sollte neben Platz für die Technik auch noch ausreichend Arbeits- und Ablagefläche bieten.
Auch der Bürostuhl für den heimischen Arbeitsplatz ist ein wichtiges Element für produktives Arbeiten. Eine gesunde und entspannte Sitzhaltung ist wichtig, um dauerhafte Fehlhaltungen, Verspannungen und Rückenschmerzen zu vermeiden. Sind Sitzfläche, Rückenlehne und Armlehnen flexibel verstellbar, kann der Stuhl individuell an den jeweiligen Nutzer angepasst werden. Die Polsterung des Stuhls sowie das Material des Bezuges haben ebenfalls Einfluss auf den Sitzkomfort.
Die restliche Möblierung des Arbeitsplatzes wird dem individuellen Bedarf angepasst. Oft macht ein zusätzlicher Beistelltisch oder ein Sideboard Sinn, um dort Drucker, Telefon, etc. zu platzieren sowie Büro- und Arbeitsmaterial zu verstauen. Aktenschränke, Regale, Konferenz- und Gesprächstische sowie Sitzgelegenheiten für Gäste können weitere Ausstattungselemente für das Home Office sein.
Der Computer als zentrales Element der technischen Ausstattung
Die technische Infrastruktur sollte im Home Office einen ebenso reibungslosen Arbeitsablauf ermöglichen wie im Büro. Nach Möglichkeit ist es empfehlenswert, wenn die Ersteinrichtung des heimischen Arbeitsplatzes von einem IT-Fachmann vorgenommen wird.
Der Rechner ist die Schaltzentrale des technischen Equipments und der Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Die für die Arbeit benötigte Software sollte natürlich auch am Heimarbeitsplatz verfügbar sein und reibungslos funktionieren. Auch der Zugriff auf persönliche und für die Arbeit benötigte Dokumente ist wichtig für einen produktiven Arbeitsablauf. Immer mehr Unternehmen bieten ihren Angestellten über einen Clouddienst oder per VPN-Verbindung auch von einem externen Standort direkten Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk.
Am Arbeitsplatz zu Hause ist eine Maus in den meisten Fällen die bessere Alternative im Vergleich zum Touchpad eines Laptops. Das Arbeiten mit Maus ist gewöhnlich wesentlich angenehmer, präziser und schneller als mit den in vielen Laptops integrierten Touchpad-Lösungen. Die Maus sollte ergonomisch geformt sein, um eine gesunde und entspannte Handhaltung zu ermöglichen.
Auch die Qualität des Bildschirms ist ein wichtiger Faktor. Ein schlechtes Bild oder die falsche Auflösung können zu gesundheitlichen Beeinträchtigungen, wie z. B. Augen- und Kopfschmerzen führen. Wenn im Zuge der Arbeit komplexe Software zum Einsatz kommt, ist der 15 oder 17-Zoll-Bildschirm eines Laptops oft zu klein, um die Software vernünftig zu nutzen. Eine Alternative ist ein TV-Gerät, dass heutzutage meist über eine HDMI-Schnittstelle mit dem Laptop verbunden werden kann. Die beste Lösung ist jedoch ein separater PC-Monitor in der für den Arbeitsplatz jeweils adäquaten Größe.
Welches technische Equipment neben dem Computer ebenfalls wichtig ist
Wird von zu Hause gearbeitet, ist eine gute Erreichbarkeit für Arbeitskollegen und Geschäftspartner sehr wichtig. Eine stabile Internetverbindung, ein separater Telefonanschluss oder ein Dienst-Handy sind diesbezügliche Lösungen.
Wenn regelmäßig im Home Office gearbeitet werden soll, muss auch die begleitende Administrations- und Verwaltungsarbeit bewältigt werden können. Drucken, kopieren, scannen: all das sollte zu Hause möglich sein. Als elegante Lösung sind mittlerweile Multifunktionsgeräte erhältlich, die all diese Funktionen abdecken.
Muss man häufig lange Telefongespräche führen oder an Video-Konferenzen teilnehmen, ist die Nutzung eines Headsets ratsam. Meist ist man durch die gut positionierten Mikrofone besser für seinen Gesprächspartner zu verstehen. Und auch man selbst ist besser gegen Umgebungs- und Störgeräusche abgeschirmt. Fällt die Wahl auf eine kabellose Variante, kann man sich während des Gesprächs frei bewegen und hat beide Hände zum Arbeiten frei.
Die persönliche Note macht den Unterschied
Um sich bestmöglich auf die Arbeit konzentrieren zu können, müssen optimale Rahmenbedingungen geschaffen werden. Essenziell für effektives Arbeiten ist eine ruhige Arbeitsatmosphäre. Der Arbeitsplatz sollte grundsätzlich funktional gestaltet sein, um nicht von der Arbeit abzulenken. Persönliche Gegenstände sind aber natürlich erlaubt, denn auch am Arbeitsplatz sollte man sich wohlfühlen. Ein Familienfoto, die Lieblings-Kaffeetasse, eine Schale mit frischem Obst oder eine Dose voller Süßigkeiten können durchaus einen fördernden, motivierenden und allgemein positiven Effekt auf die Arbeitsproduktivität haben. Auch Pflanzen lockern die Funktionalität eines Arbeitsplatzes auf. Damit man sich auf die Kernarbeit konzentrieren kann, sollte immer ausreichend Büromaterial vorhanden sein, um seiner Arbeit Ordnung und Struktur geben zu können. Wie wichtig und nützlich Stifte, Heftklammern, Schnellhefter, etc. sind, merkt man meistens erst, wenn sie fehlen.
Fazit
Die eine ideale Ausstattung, um möglichst produktiv im Home Office arbeiten zu können, gibt es nicht. Es sind mehrere Aspekte zu beachten:
- Der Arbeitsplatz sollte konzentriertes und fokussiertes Arbeiten erlauben
- Die Büromöbel sollten das Arbeiten in gesunder und entspannter Körperhaltung ermöglichen
- Die technische Infrastruktur muss zuverlässig funktionieren
- Eine individuelle Note am Arbeitsplatz steigert oft die Motivation, das Engagement und letztlich die Arbeitsproduktivität
Optimale Funktionalität ist nicht das alleinige Kriterium für produktive Arbeit von zu Hause. Es sind immer auch individuelle Faktoren, wie Wohnsituation, Arbeitsaufgabe und persönliche Präferenzen, die den idealen Heimarbeitsplatz definieren.
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