Effizient und gut organisiert mit den richtigen Tools fürs Home Office

Zuhause Arbeiten liegt seit ein paar Jahren im Trend. Immer mehr Unternehmen erlauben Mitarbeitern und Freelancern, ihre tägliche Arbeit oder Projektaufgaben am heimischen Schreibtisch zu erledigen. Dabei helfen viele praktische Tools, im Home Office produktiv zu bleiben und gut abgestimmt im Team zu agieren.

Kommunikationstools sorgen für aktiven Austausch

Video Conferencing

Eine Vielzahl von nützlichen Werkzeugen erleichtert es, mit Teams im Kontakt zu bleiben. Um sich nicht aus den Augen zu verlieren, sind Video-Konferenzen das Mittel der Wahl. Microsoft Teams, Google Hangouts, Skype, Cisco Webex, Bluejeans und viele andere ermöglichen zum Teil kostenlose Video Calls. Virtuelle Hintergründe und praktische Moderationsfunktionen unterstützen den professionellen Austausch innerhalb des Unternehmens und ebenso mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

Das Planen von Videokonferenzen in vollen Terminkalendern erleichtern kleine Plug-Ins wie FindTime für Microsoft Outlook. Sind die Kalender der Teilnehmer freigegeben, findet die Software selbstständig freie Slots, die sich direkt in die Outlook-Einladung übernehmen lassen. Alternativ versendet FindTime eine Umfrage mit mehreren Terminvorschlägen und sammelt das Feedback der Teilnehmer zu passenden Terminen ein. Für externe oder nicht verbundenen Kalender ist Doodle eine Option. Mit Doodle verschickt der Veranstalter unkompliziert Anfragen und identifiziert so verfügbare Termine.

Chat

Microsoft Teams ist ein in Unternehmen weit verbreitetes Tool, das neben Video Calls den informellen Chat zwischen zwei Personen oder innerhalb definierter Gruppen unterstützt. Die Software bietet Arbeitsgruppen vielseitige Optionen ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu organisieren: Chats, Terminplanung, Aufgabenverwaltung, Dateiablagen, dezidierte Kanäle, Gruppenseiten und vieles mehr.

Bekannt ist auch Slack nicht nur um Nachrichten auszutauschen, sondern um Projekte und andere Aufgaben im Team zu strukturieren. Chats zu bestimmten Themen lassen sich in fokussierte Kanäle umwandeln. Mit Apps wie Twist, Flock und Chatwork stimmen sich Projektteams schnell und unkompliziert ab.

WhatsApp und Facebook Messenger sind ebenso geeignet, remote und mobil formlos Nachrichten zu verschicken. Das Nutzen von WhatsApp Web erleichtert das Schreiben an der Computer- statt der Smartphone-Tastatur.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten kinderleicht im Home Office

Teamarbeit in Cloud & Co.

Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive erlauben es, Dokumente in der Cloud abzulegen. Diese lassen sich mit anderen beliebig über Links teilen und gemeinsam bearbeiten. Telekommunikationsanbieter und E-Mail-Dienstleister verfügen über eigene Cloud-Dienste für ihre Kunden. Der Zugriff auf Dateien ist von jedem beliebigen Ort aus gewährleistet, vom Rechner im Büro genauso wie vom heimischen Arbeitszimmer.

Zum Versenden von Dateien, die zu groß für den Versand per E-Mail sind, bietet WeTransfer die Lösung. Der Empfänger erhält einen Link zum Download. Das Interessante: WeTransfer löscht die Datei nach einiger Zeit, so dass keine Lücken im Datenschutz entstehen.

IT Helpdesks nutzen TeamViewer, um auf Rechner von Nutzern zuzugreifen und Software-Probleme zu lösen. Auch im Home Office leistet TeamViewer gute Dienste, um zur gemeinsamen Arbeit auf die Rechner von Kollegen oder Dienstleistern zuzugreifen. Jeder Zugriff bedarf einer vorherigen Bestätigung.

Virtuelle Kollaboration und agile Projektarbeit

Moderne Anwendungen erlauben neben der nahtlosen Kommunikation die strukturierte Organisation der Teamarbeit. Sitzen Kollegen nicht täglich zusammen im Büro, helfen nutzerfreundliche Apps, den Überblick zu behalten. Sie orientieren sich häufig an den Methoden des agilen Projektmanagements. Einfache Kanban Boards stellen ToDos übersichtlich in Spalten als „geplant“, „in Arbeit“ und „erledigt“ dar. Dies erlaubt Führungskräften und Mitarbeitern, den Status zu erledigender Aufgaben zu verfolgen und, falls erforderlich, Hilfestellung zu leisten.

Trello ist eine leicht zu bedienende Lösung. Aufgaben im Team oder Projekt lassen sich als Listen erfassen. Darin sammeln sogenannte Karten Dateien und untergeordnete Aufgaben. Mit Drag and Drop sind Listen und Karten einfach zu reorganisieren. Ganz ähnlich funktioniert Asana. Eine extrem simple Alternative ist die open-source Lösung Kanboard. Wer Microsoft Teams nutzt, hat Zugriff auf dessen Funktionen zur Kollaboration und Organisation von Aufgaben.

Meinungen einholen und den Puls fühlen

Beim Remote Arbeiten entfällt der Plausch am Kaffeeautomaten oder das kurze „Wie läuft es?“ auf dem Flur. Online Surveys sind ideal, um ohne großen Aufwand Meinungen zu weiteren Vorgehensweisen im Projekt einzuholen, oder einfach im Team nachzufragen, wie es geht und wie das Team von zu Hause aus zusammenarbeiten will. Mit Chimp or Champ sammeln Führungskräfte oder Projektleiter Feedback anonym ein. Der Klassiker Survey Monkey, gerne für Kunden- und Mitarbeiterumfragen im Einsatz, lässt sich ebenfalls dafür nutzen.

Im Arbeitszimmer zu Hause den Überblick behalten

Virtuelle Notizzettel erinnern an alles, das es nicht zu vergessen gilt. Um wild verteilte Notizen auf dem Schreibtisch oder Klebezettel am Monitor zu vermeiden, helfen Apps wie Sticky Notes, das Windows bereit stellt. Erinnerungen zeigt das Programm in Neonfarben am Bildschirm. Evernote ordnet Notizen und Dateien aller Art, die sich auch mit anderen Teammitgliedern teilen lassen.

Arbeitszeit effektiv nutzen und Ablenkung reduzieren

Gängige Kalender auf Windows und Mac sorgen dafür, dass niemand den Überblick verliert und sich Termine der Arbeitsgruppe leicht koordinieren lassen. Die Ablenkung ist zu Hause allerdings groß. Gespräche mit der Familie und ein Blick auf Soziale Medien wie Facebook bringen den täglichen Arbeitsplan schnell durcheinander.

Goodtime hilft remote Tätigen, Arbeitsphasen diszipliniert einzuhalten. Auf dem Smartphone tickt ein Timer, der 25 Minuten lang nicht durch den Nutzer zu schließen ist. Dieser animiert dazu, für diese Dauer konzentriert zu arbeiten. Andere Smartphone Anwendungen bleiben unzugänglich. AppBlock blockiert ausgewählte Applikationen für individuell zu definierende Zeiten, erlaubt jedoch die Aufhebung der Sperre.

Nützliche Tools fürs Home Office unterstützen beim Arbeiten und fördern die Kommunikation im Team. Viele sind kostenlos und ohne Aufwand auszuprobieren. Um individuelle Anforderungen zu erfüllen, lohnt sich ein Blick auf die zahlreich vorhandenen Alternativen.