Wer seine Arbeit effektiver und gleichzeitig entspannter ausführen möchte, kann vor allem auf ein ausgefeiltes Zeitmanagement setzen. Dieses umfasst dabei primär Selbstmanagement sowie Organisation. Einigen Personen scheinen dieses Fähigkeiten im Blut zu liegen, während sich andere etwas schwerer damit tun, sich am Arbeitsplatz zu organisieren.
Viele Menschen kennen die Situation: Die Aufträge häufen sich, und dennoch reißt die Kette neuer zu erledigender Arbeiten nicht ab. Damit es nun nicht zu Ausfällen kommt, ist es wichtig, auf Prioritäten zu setzen. Die gute Nachricht ist, dass jeder Mensch Techniken erlernen kann, welche dazu befähigen, den Arbeitsalltag effektiv und effizient zu organisieren.
Zeitmanagement leicht gemacht
Damit Zeitmanagement wirklich gelingen kann, bedarf es eines Kalenders. Je nach Affinität stehen hier unterschiedliche Modelle zur Verfügung. Wer möchte, kann eine App nutzen oder einen digitalen Kalender, welcher die täglichen Termine anzeigt. Viele Arbeitnehmer setzen aber auch auf einen Wochenplaner als Tischkalender, sodass gleich sämtliche Termine einer ganzen Woche ersichtlich sind. Jeder Nutzer hat hier andere Vorlieben und kann mit diesem oder jenem Modell besser arbeiten und seine Termine dort fixieren. Erfahrungswerte haben ergeben, dass es bei der analogen Variante von Vorteil ist, unterschiedliche Farben zu nutzen, so ist eine Gliederung ebenfalls auf einen Blick festzustellen. Wer noch nicht weiß, welche Variante ihm besser gefällt, kann zunächst einmal experimentieren und sich erst dann für ein verbindliches Modell entscheiden. Der Tischkalender weist auf jeden Fall den Vorteil auf, dass er sehr handlich ist und stets präsent, auch wenn unerwartete Software-Störungen den Arbeitsalltag beeinträchtigen.
Die richtigen Prioritäten setzen
Die richtigen Prioritäten zu setzen, ist Grundvoraussetzung für gelungenes Selbstmanagement. Wenn sich die Arbeit mal wieder zu türmen droht und neue Aufgaben eintreffen, empfiehlt es sich, zu entscheiden, welche Arbeiten wichtiger sind als andere. Vor allem gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren. Denn wer sich von Arbeitsstress demotivieren lässt, kann nicht mehr produktiv tätig sein und bremst sich letztendlich selber aus. Rationales Denken bringt hier wesentlich mehr, als emotional auf den Stress zu reagieren. Die Prioritäten können dabei schriftlich fixiert werden, das gibt eine gewisse Orientierung. Erledigte Aufgaben können schließlich abgehakt werden, das gilt auch für Teilaufgaben. Das verhindert das Gefühl, nichts geschafft zu haben und zeigt deutlich auf, wie viel Produktivität tatsächlich geleistet wurde. Eine solche Liste dient auch als Leistungsnachweis, denn mitunter gibt es Arbeitgeber oder Teamleiter, die gerne wissen möchten, welche Aufgaben bisher erledigt wurden. Da ist es wesentlich professioneller, seine Liste herauszuholen als lange zu überlegen.
Delegieren und Organisieren
Nicht umsonst heißt es, Ordnung sei das halbe Leben. Dokumente und Arbeitsmaterial auf Anhieb zu finden, spart einfach Zeit. Zeit, die für produktives Arbeiten genutzt werden kann. Das Gleiche gilt auch für das Delegieren. Bewusst und in Maßen eingesetzt kann es sehr effizient sein, gewisse Aufgaben zu übertragen und entsprechend Zeit einzusparen. Beispielsweise geht ein Kollege sich einen Kaffee holen und kommt an dem Kopiergerät vorbei. Er wird dann sicherlich gerne die Dokumente aus dem Drucker holen und überreichen. Wer sich im Arbeitsleben gegenseitig hilft, hat es definitiv leichter. Leichter lässt es sich ebenfalls arbeiten, wenn der Schreibtisch aufgeräumt ist. Zu viele Dokumente und Zettel können von der aktuellen Aufgabe ablenken, auch wenn die Dokumente bereits abgearbeitet sind. Eine regelmäßige Ablage ist daher sehr sinnvoll. Um sich selber für den Tag zu motivieren, kann es hilfreich sein, seinen Schreibtisch mit Blumen, Fotos oder Erinnerungsstücken aus dem Urlaub zu versehen.
Produktivität kann erlernt werden
Oft sind es gerade die scheinbaren Kleinigkeiten, welche den Arbeitsalltag erschweren oder erleichtern. Im Fokus steht die tägliche Papierflut und diese zu bewältigen. Organisation in Form eines strategischen Ablagesystems ist hier sinnvoll. Das Gleiche gilt für Unterbrechungen und Störungen, welche unbedingt auf ein Minimum reduziert werden sollten. Dabei kann es auch enorm sinnvoll sein, das Handy nur zu nutzen, wenn es wirklich klingelt und es sich um einen Notfall handelt. Ansonsten gibt es die Pausen. Selbstdisziplin ist schon nötig, um tatsächlich produktiver zu arbeiten und damit den Arbeitsalltag zu erleichtern. Wer seine Aufgaben im Überblick hat, kann neue Aufgaben direkt erledigen, anstatt sie zu verschieben, es sein denn, alte Aufgaben haben Priorität. Letztendlich ist Teamarbeit nicht zu unterschätzen, wenn es darum geht, effektives Zeit- und Selbstmanagement am Arbeitsplatz in die Tat umzusetzen.
Je nach Veranlagung können sich Interessenten nützliche und anerkannte Techniken ein Stück weit selber aneignen oder auch an einem professionellen Training für Zeit- und Selbstmanagement teilnehmen, welches Schritt für Schritt diverse Techniken darlegt und anschaulich thematisiert. Die neu gewonnenen Kenntnisse bringen dabei langfristig Nutzen für den Beruf und die eigene Produktivität. Also nehmen Sie Ihre Zeit selbst in die Hand und beginnen Sie zu agieren, anstatt zu reagieren. Wir zeigen Ihnen wie es geht!
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