Das Managen von Projekten ist in vielen Unternehmen eine zentrale Aufgabe und essentiell für die Erreichung des Unternehmenserfolges. Effizient und klar planen, koordinieren, überwachen und steuern – das und vieles mehr gehört zu professionellem Projektmanagement.
Welche Vorteile und Möglichkeiten bietet Projektmanagement?
Wer Projekte managen möchte, muss alle benötigten Schritte planen, koordinieren und strukturieren. Dabei achtet er auf die Einhaltung der Zeitvorgaben und die sinnvolle Einteilung des Budgets. Sind zusätzliche Optionen notwendig, überzeugt er die Geschäftsleitung von der Freigabe weiterer materieller und personeller Ressourcen.
Gleichzeitig reduziert er alle Risikofaktoren, die die Zielvorgaben beeinträchtigen können. Aus diesem Grund wird das Projekt in verschiedene Phasen eingeteilt. Hierzu gehören die Konzeption, die Planung und die zentrale Realisierung. Mit der Abnahme durch die Geschäftsleitung wird das Projekt abgeschlossen.
Das strukturierte Projektmanagement besteht aus verschiedenen Wissensfeldern. Über das Integrationsmanagement erfolgen die Erstellung des Auftrages sowie die Koordination zwischen der Unternehmensleitung und dem eingesetzten Team. Aus diesen Vorgaben ermittelt das Kostenmanagement das zulässige Budget. Im Anschluss übernimmt es auch die Kostenkontrolle. Wurden diese Fragen erfolgreich geklärt, setzt das Kommunikationsmanagement ein, das mit dem Umfangsmanagement kooperiert. Hier verlaufen auch die erforderlichen Kommunikationskanäle zwischen den beteiligten Gruppen. Das Qualitätsmanagement ist wiederum für die Einhaltung der gewünschten Qualität zuständig, die vom Manager und seinem Team erwartet wird.
Durch das professionelle Projektmanagement lassen sich außerdem zeitlich begrenzt verfügbare personelle Ressourcen in einem Team bündeln. Hier tauschen sich die sogenannten Stakeholder auf Augenhöhe aus. Ihre Ergebnisse werden vom Projektmanager zusammengefasst und der Geschäftsleitung präsentiert.
Die Unternehmensleitung und das Team können im Vergleich zur reinen Linien-Organisation schneller und effektiver auf sich verändernde Kundenwünsche reagieren. Ergeben sich daraus ebenfalls Probleme, bringen die Spezialisten ihre optimalen Lösungsvorschläge schnell in die Projektanalysen ein.
Mithilfe der IT lassen sich außerdem verschiedene Projekte vernetzen. Erzielte Teilerfolge der einzelnen Projekte können sich auf diesen Wegen positiv auf die nächsten Abschnitte auswirken. Außerdem spart das Unternehmen wertvolle personelle und wirtschaftliche Ressourcen.
Das System beruht auf den Zielvorgaben SMART. Jedes Ziel, das das Projektteam verfolgt, muss spezifisch messbar und akzeptabel sein. Außerdem sind die Vorgaben realistisch und lassen sich dem zufolge gut terminieren. Zur Zielklarheit gehört auch die schriftliche Dokumentation, die letztlich von der Geschäftsleitung verabschiedet wird.
Welche Voraussetzung bringt der zukünftige Projektmanager mit?
Für gezieltes Projektmanagement benötigt der Fachmann explizite Kenntnisse des ihm anvertrauten Spektrums. Dieses erwirbt er während seiner Ausbildung zum Facharbeiter und der Ablegung des Meister- oder Technikertitels.
In vielen Fällen setzen die Unternehmen und Konzerne jedoch ein abgeschlossenes Bachelor- und Masterstudium voraus. Um den spezifischen Anforderungen zu entsprechen, sollte sich das Studium bereits auf den späteren Fachbereich beziehen.
Firmen benötigen deshalb auch nur die Projektverantwortlichen, die sich zuvor in einem der von ihnen benötigten Fachbereiche qualifizierten. Hierzu gehören beispielsweise die Absolventen der Studienrichtungen Bauingenieurwesen, Betriebswirtschaft oder Maschinenbau. Die Projektarbeiten, die sich auf den medizinischen Sektor beziehen, können folglich nur von Medizinern und Pharmazeuten wahrgenommen werden.
Genauso wichtig sind die Soft Skills. Im Projektmanagement sind hier vor allem das Organisationstalent und die Führungskompetenz gefragt. Erfolgreiche Manager vereinen diese Befähigungen mit ihrem ausgezeichneten Kommunikationsmanagement.
Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?
Wer sich als erfolgreicher Projektmanager qualifizieren will, muss eine Vielzahl hoch interessanter Aufgaben eigenverantwortlich erfüllen. Am Anfang steht der Projektauftrag, der von der Geschäftsleitung definiert wird. Zu den wesentlichen Aspekten gehören außerdem die Aufgaben- und Verantwortungsverteilungen, die sich meistens an den Erfahrungen der Teammitglieder orientieren. Hierzu muss der Manager schon zu Beginn mit der strukturierten Auswertung von Personalunterlagen vertraut gemacht werden. So findet er auch die für sein Vorhaben geeigneten Kollegen und vermeidet kostenintensive Fehlbesetzungen. Der Verantwortliche sollte deshalb bei der Auswahl ein Veto-Recht erhalten, um problematische Teamkandidaten ablehnen zu können.
Sobald die Verteilung der Aufgaben abgeschlossen wurde, beginnen die Spezialisten des Teams mit ihren Arbeiten.
Da die Mitglieder der Geschäftsleitung ihre Information aus erster Hand erwarten, übernimmt der Verantwortliche die interne und externe Kommunikation mit den betreffenden Vorgesetzten.
Tipps für angehende Projektverantwortliche
Wer sich für das Managen von Projekten entscheidet, ist belastbar und kann flexibel reagieren. Das bedeutet, dass er sich in sehr kurzer Zeit auf unterschiedliche Herausforderungen einstellen kann und die Problemstellung auch auf neue Strukturen anpasst. In jedem Stadium bewahrt er dabei die Ruhe, die er auf die Mitarbeiter seines Teams überträgt. Auf diese Weise steigert er das Vertrauen, das seine Kollegen in ihn und die Durchführung des Auftrags setzen.
Der zukünftige Projektmanager stellt gegenüber der Geschäftsleitung und seinen Mitarbeitern seine gute Fachkenntnis unter Beweis, ohne sich in Details zu verlieren. Diese kann er seinen sorgfältig ausgewählten Mitarbeitern überlassen, die sich ihrerseits auf die ihnen zugewiesenen Abschnitte konzentrieren.
Genauso wichtig sind die Motivation und der Erfolg. Jeder erreichte Teilerfolg liefert einen Beitrag zum Gesamtergebnis und stärkt so das Team. In jeder Projektbesprechung fängt der Verantwortliche am besten mit einem wohltuenden Lob für sein Team an. Das spornt jeden Beteiligten zu einer weiteren Leistungssteigerung an und fördert den Gemeinschaftssinn innerhalb der Projektgruppe.
Um alle Mitglieder zeitnah zu informieren, kann der Projektmanager ein Softwareprogramm auf den Computern und mobilen Geräten der Mitarbeiter installieren lassen. Mit diesem kann der Beteiligte den aktuellen Stand des Projektes einsehen und zeitnah reagieren. Eine gute Alternative stellen Cloud-Lösungen dar, die der Beteiligte von jedem Internetbrowser abrufen kann.
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