Jeder Arbeitnehmer kennt die Situation, wenn er in einem neuen Unternehmen zu arbeiten beginnt: An seinem ersten Arbeitstag wird er im Rahmen des Onboarding mit den unternehmenseigenen Richtlinien und Vorschriften vertraut gemacht, bekommt einen Zugangschip für das Gebäude und eine Sicherheitsunterweisung. Anschließend erhält er zur ersten Orientierung von einem Unternehmensvertreter eine kurze Betriebsführung, in deren Verlauf er unweigerlich den Mitarbeitern der Personalabteilung vorgestellt wird. „Darf ich bekannt machen, die Damen und Herren von der Personalverrechnung …“
Die Aufgaben eines Personalverrechners
Zu dem Zeitpunkt, an dem der neue Mitarbeiter die Räume der Personalabteilung betritt, ist er für den zuständigen Personalverrechner schon lange kein Unbekannter mehr.
Im Vorfeld ist der Lohn- und Gehaltssachbearbeiter von den rekrutierenden Kollegen bereits über den Neuzugang informiert worden. Er hat dem neuen Mitarbeiter einen Personalfragebogen zugesandt, in dem dieser seine für die Entgeltverrechnung erforderlichen Daten einträgt. Diese sogenannten Personalstammdaten, die unter anderem Adresse, Familienstand und Sozialversicherungsnummer umfassen, pflegt der Verrechnungsspezialist – nach Erhalt des zurückgesendeten Fragebogens – in ein Personalwirtschaftssystem, wie beispielsweise SAP-HCM, ADP oder P&I LOGA, ein.
Die Stammdatenpflege hat weitreichende Auswirkung auf die spätere Entgeltverrechnung. Hier werden die Parameter für die Versteuerung und Verbeitragung der zu zahlenden Vergütung hinterlegt. Aktuelle Personalstammdaten werden auch für Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherungsträger benötigt. Der Lohn- und Gehaltssachbearbeiter stellt sicher, dass die Personalstammdaten stets auf einem aktuellen Stand sind.
Für die korrekte monatliche Entgeltverrechnung sind jedoch noch weitere Daten erforderlich. Der Verrechnungsspezialist prüft den Dienstvertrag und gegebenenfalls anzuwendende Kollektivverträge hinsichtlich der an den Mitarbeiter zu zahlenden Entgeltbestandteile. Wie hoch ist das monatliche Entgelt? Werden Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld oder Boni fällig und wenn ja zu welchem Zeitpunkt? Wie hoch ist der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters? In welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt ist die Urlaubsvergütung zu zahlen?
Jobprofil Personalverrechner
Für seine Tätigkeit braucht der Verrechnungsexperte profunde Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht. Auch muss er in der Lage sein, dienstvertragliche Regelungen richtig zu bewerten und umzusetzen. Er achtet auf die Einhaltung von Terminen, informiert die Fachvorgesetzten, wenn bei einem neu eingestellten Mitarbeiter Probezeit oder Befristung ablaufen, und fordert von diesen Mitarbeiterbeurteilungen an. Darüber hinaus berät er Mitarbeiter und Führungskräfte in allen entgeltrelevanten Fragestellungen.
Vielfach betreut der Lohn- und Gehaltssachbearbeiter auch zeitwirtschaftliche Themen. Bei aktiver Zeiterfassung durch die Mitarbeiter überprüft er die korrekte Erfassung der Zeiten und die Einhaltung der vereinbarten Arbeitszeit. Werden von einem Mitarbeiter Überstunden geleistet oder arbeitet dieser in der Nacht, an einem Sonn- oder Feiertag, so wird der Verrechnungsspezialist diese Arbeitszeit entgeltrechtlich bewerten und allfällige Zuschläge zur Auszahlung bringen.
Vielfältige Tätigkeiten in der Personalverrechnung
Während des Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters, vom Eintritt in das Unternehmen bis zum Austritt, werden Verrechnungsexperten in vielfacher Weise gefordert:
- Sie tragen dafür Sorge, dass Sachbezüge des Mitarbeiters, wie beispielsweise die Gestellung eines Dienstwagens, entsprechend der gesetzlichen Vorgaben versteuert und verbeitragt werden.
- Ist ein Mitarbeiter erkrankt, ermitteln Sie Dauer und Höhe der Entgeltfortzahlung.
- Sie berechnen Mutterschaftsfristen und Mutterschaftsgeld für schwangere Mitarbeiterinnen.
- Bei Lohnpfändungen des Mitarbeiters ermitteln Sie die Höhe des Pfändungsbetrags und führen diesen an den Gläubiger ab.
- Die Berechnung gesetzlicher bzw. kollektivvertraglicher Abfertigungen gehört ebenfalls zu ihrem Aufgabengebiet.
Zum Ende des monatlichen Abrechnungszeitraums führt der Lohn- und Gehaltssachbearbeiter die Monatsabrechnung durch. Im Rahmen derer überweist er jedem Mitarbeiter sein Nettoentgelt und führt für alle Mitarbeiter Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an Finanzamt und Sozialversicherungsträger ab.
Über die vorbereitenden Arbeiten zur monatlichen Entgeltverrechnung hinaus, steht der Verrechnungsexperte auch bei Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) durch die Steuer- und Sozialversicherungsbehörden als Ansprechpartner zur Verfügung.
Welche Voraussetzungen sollte man für eine Tätigkeit in der Personalverrechnung mitbringen?
Jeder Arbeitnehmer wünscht sich eine korrekte und pünktliche Zahlung seines monatlichen Entgelts. Sachwalter hierfür sind die Personalverrechner. Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte in allen kollektivvertraglichen, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen. In ihrer Schnittstellenfunktion kommunizieren sie mit externen Stellen, wie Finanzamt, Krankenkassen und Versicherungen.
Die Bewältigung dieses anspruchsvollen Aufgabengebiets erfordert ein gutes Zahlenverständnis und das Vermögen strukturiert und termingerecht zu arbeiten. Darüber hinaus bedingt die Arbeit mit modernen Personalwirtschaftssystemen einen sicheren Umgang mit PC und Computerprogrammen. Ein stets aktueller Wissensstand im Arbeits-, Lohn- und Sozialversicherungsrecht ist für dieses abwechslungsreiche Tätigkeitsfeld unerlässlich.
Wer sich für eine Tätigkeit in der Personalverrechnung interessiert, sollte eine kaufmännische Ausbildung nachweisen können. Eine einschlägige Ausbildung zum Personalverrechner vermittelt fachspezifische Kenntnisse, die dem Lehrgangsteilnehmer einen schnellen und fundierten Einstieg in das facettenreiche Aufgabenspektrum ermöglichen.
Welche Rahmenbedingungen findet man im Bereich der Personalverrechnung vor?
Personalverrechner sind in der Regel in Personalabteilungen großer Unternehmen oder Behörden beschäftigt. Sie finden jedoch auch ein Tätigkeitsfeld in Steuerberatungs- oder Wirtschaftskanzleien, bei denen sie die Personalverrechnung von Mandanten übernehmen.
Ein Blick in die einschlägigen Online-Jobbörsen zeigt, dass top ausgebildete Personalverrechner auf dem Arbeitsmarkt gesucht sind und gute Verdienstmöglichkeiten haben.
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