Erfolgreich im Home-Office – Tipps von der Office-Management-Trainerin

Der liegengebliebene Haushalt, das ungekochte Mittagessen, die quengelnden Kinder, der Verlust von sozialer Nähe und direktem Kontaktaustausch: Die Arbeit im Home-Office stellt viele berufstätige Menschen vor eine immense Herausforderung. Wie man diese am besten bewältigt, verrät WIFI-Trainerin Melanie Reisinger.

Leben und arbeiten im selben Raum? Ein Umstand, der derzeit bei vielen berufstätigen Menschen in Österreich zum normalen Alltag geworden ist. Home-Office ist in aller Munde. Doch wie arrangiert man sich am besten mit seinem neuen Arbeitsplatz, was ist notwendig und wie schafft man den Spagat zwischen Familie, Beruf und Haushalt?

Melanie Reisinger, Trainerin der Office-Management-Akademie am WIFI Kärnten, hat dafür einige Tipps und Tricks parat: „Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten in den eigenen vier Wänden ist, dass die Technik reibungslos funktioniert. Wo man seinen Arbeitsplatz dann einrichtet, dies bleibt jedem selbst überlassen. Einer der Vorteile ist ja, dass man sich diesen nach den eigenen Bedürfnissen wählen und individuell gestalten kann, wenn es die Räumlichkeiten und die Familiensituation zulassen.  Viele bevorzugen einen festen Arbeitsplatz mit Zugriff auf die notwendigen Unterlagen. Wer jedoch lieber in der Hängematte arbeitet und sich dabei gut konzentrieren kann, warum nicht?“

Thema Datenschutz

Wichtig ist laut Reisinger, dass man im Home-Office nicht auf den Datenschutz vergisst: „Persönliche und vor allem sensible Daten müssen vor dem Zugriff anderer geschützt werden, etwa durch abschließbare Schränke und Räume, Passwörter und entsprechende Sicherungen von Dateien.“

Wie wichtig sind feste Arbeitszeiten im Home-Office?

Feste Arbeitszeiten geben einem selbst und der Familie eine Orientierung, wie Reisinger findet: „Wenn der Einstieg schwerfällt, sollte man den Laptop am Abend bewusst in eine Tasche ein- und morgens wieder auspacken, oder das Arbeitszimmer nach Dienstende bewusst schließen. Dann ist die Versuchung nicht so groß, bis spätabends zu arbeiten. Wer damit jedoch gut umgehen kann, sollte sich die ungewohnte Flexibilität zunutze machen und nicht allzu streng mit sich selbst sein.“

Störquellen vermeiden und ausblenden

Um Ablenkungen durch verschiedene Geräusche zu vermeiden, setzt Reisinger auf Kopfhörer. „Gerne mit ruhiger Hintergrundmusik für mehr Konzentration.“ Ein „Bitte nicht stören“-Schild signalisiert Mitbewohnern, dass man nun Ruhe für die Arbeit braucht. „Störende Gedanken sollte man bewusst zur Seite schieben und sich diesen später widmen.“

Um den Überblick über die zu erlegendigen Aufgaben zu behalten, empfehlen sich Wochenpläne. „Ob automatisierte Kalenderfunktion oder klassische to-do-Liste, jeder sollte die Methode wählen, mit welcher er am besten arbeiten kann. Wichtig ist, dass man sich bewusst einen zeitlichen Puffer für unvorhergesehene Dinge freihält.“

Wichtig: Pausen machen

Regelmäßige Pausen erhöhen zudem die Leistungsfähigkeit: „Wer immer wieder kleinere Pausen macht, arbeitet in Summe effizienter. Zeit für ein Glas Wasser, eine kleine Bewegungseinheit, all das zeigt eine schnelle, regenerierende Wirkung. Aufstehen, das Fenster öffnen, in die Ferne blicken, die Arme nach oben strecken oder kurzes Power-Napping, auf sich und den eigenen Körper hören, das ist wichtig.“

Erfolgreiche Videokonferenzen  

Für eine erfolgreiche Videokonferenz empfiehlt Reisinger zunächst einen neutralen Hintergrund, um keinen ungewollten Einblick in die Privatsphäre zu geben. „Das Tageslicht sollte das Gesicht erhellen, ungünstig ist ein Fenster im Hintergrund, das Licht sollte von vorne oder der Seite kommen. Der Kopf- und Schulterbereich sollte sichtbar sein, beim Sprechen ist es wichtig, nicht zu laut und zu schnell zu sprechen. Je nach Thema können Sprechzeiten hilfreich sein.“

Und wie arbeitet der Profi selbst?

Melanie Reisinger hat das Glück, in ihrem Haus ein eigenes Arbeitszimmer zur Verfügung zu haben: „Grundsätzlich teile ich meinen Arbeitstag derzeit in eine Bürozeit am Vormittag und am späten Nachmittag ein. Mit meinen Kolleginnen aus dem Büro habe ich einen fixen morgendlichen Besprechungstermin, bei dem wir uns abstimmen. Bei den Videokonferenzen hänge ich ein kleines Schild an die Tür, damit meine Kinder wissen, dass ich gerade nicht gestört werden darf. Dazwischen bin ich grundsätzlich ansprechbar, mittags nehme ich mir bewusst Zeit für die Kinder. Zum Glück habe ich eine recht freie Zeiteinteilung in meinem Beruf. Das Home-Office wird uns sicher noch eine Zeit lang als Hauptarbeitsplatz während der Coronazeit begleiten. Meiner Meinung nach wird es danach einen Mix aus Homeoffice und Büro geben. Beides bietet Vorteile und die gilt es zu kombinieren und zu nutzen.“