Grundbegriffe der Buchhaltung

Die Buchhaltung verwendet Begriffe, die fest definiert sind. Wenn jemand beginnt, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, entstehen zunächst oft Verständnisprobleme. In der Alltagssprache oder in anderen Bereichen hat ein Wort oft eine andere Bedeutung.

Meist sind die Begriffe in der Buchführung und im Rechnungswesen strenger definiert und weniger flexibel. Mit fortlaufendem Studium und einem Kurs in Buchhaltung während einer strukturierten Ausbildung fällt es aber leichter, diese Missverständnisse zu vermeiden.

Für das betriebswirtschaftliche Verständnis und eine korrekte Umsetzung der Buchführung ist aber die exakte Verwendung der Fachbegriffe eine unabdingbare Voraussetzung. Im folgenden werden Begriffe wie Ertrag und Einnahme, andererseits Kosten und Auszahlung näher erläutert, wie sie auch in einem Kurs in Buchhaltung behandelt werden.

Aufwand und Ertrag

Aufwendungen und Ertrag sind zentrale Bestandteile des Lexikons der Buchführung. Die Gewinn-Verlust-Rechnung stellt den Ertrag dem Aufwand gegenüber und ermittelt so den Gewinn eines Unternehmens. Änderungen des Vermögensbestandes sind ebenfalls in dieser Auflistung zu finden. Viele Unternehmen halten beispielsweise Wertpapiere, um sich gegen Risiken abzusichern.

Dienstleistungen und Waren, die in den Verzehr von Gütern eingehen, bezeichnet man als Aufwand, der bei einer Produktion entsteht. Lohnzahlungen, Materialverbrauch, der Verschleiß von Anlagen, Mietkosten und Steuern gehören ebenfalls zum Aufwand.

Auf der anderen Seite der Ertrag: Mit dem Verkauf der hergestellten Güter erzielt das Unternehmen Einnahmen, die positiv in die Bilanz eingehen. Aber auch Provisionen und Zinseinnahmen stellen Erträge dar. Im Rechnungswesen werden Ertrag und Aufwand immer für eine bestimmte Zeit einander gegenübergestellt, nämlich für eine bestimmte Abrechnungsperiode.

Aktiven und Passiven

Das Vermögen des Unternehmens besteht aus einzelnen Aktiven. Das kann Bargeld sein, aus Einlagen bei der Bank bestehen, oder der Fahrzeug- oder Maschinenpark ist gemeint. Auch Anlagenwerte wie Immobilien und Aktien sind Aktiva. In der Gesamtschau stellt sich das Unternehmensverhalten in allen Einzelheiten dar, die Mittelverwendung wird offensichtlich.

Die Herkunft der verwendeten Mittel wird mit den Passiven erfasst. Schulden, also Fremdkapital, gehören in diese Kategorie, auch Leistungen und Lieferungen, zusätzlich Hypotheken und Darlehen. Als Teil der Passiven erfasst die Buchhaltung auch die Differenz zwischen dem Vermögen und den Schulden: das Eigenkapital. Stellt man die Aktiven und Passiven zu einem bestimmten Datum einander gegenüber, spricht der Buchhalter von einer Bilanz.

Kosten und Leistungen

Die Begriffe Leistungen und Kosten beziehen sich auf das Vermögen des Betriebs. Als ein Anteil des Gesamtvermögens steht das Betriebsvermögen in Zusammenhang mit den eigentlichen betrieblichen Zwecken. Bei einem kleinen Unternehmen oder bei Selbständigen sind diese Vermögen meist identisch. Aber auch hier entstehen Einnahmen, die nicht betriebstypisch sind. Dazu zählen Gewinne aus Wertpapiergeschäften oder ein Nebenerwerb.

Diese Erträge und die zugehörigen Aufwendungen gehören eben nicht zu den üblichen Aktivitäten des Unternehmens. Deshalb gehen sie nicht in die Berechnung der betrieblichen Leistungen oder Kosten ein. Leistungen im betrieblichen Sinne sind etwa Umsatzerlöse, Kosten sind die Ausgaben des Betriebs.

Die Verwendung der Begriffe in anderen Zusammenhängen

Die Begriffe der Buchhaltung werden in anderen Situationen oft nicht exakt auf dieselbe Weise verwendet. Besonders in öffentlichen Haushalten sind die Worte auch mit anderer Bedeutung zu finden. Werden die Begriffe aber im gesetzlichen Zusammenhang verwendet, sind die Verwender doch bemüht, den Vorgaben des Rechnungswesens nachzukommen.

Hier ein Beispiel: Die Einnahme ist eine Komponente der Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Für eine bestimmte Gruppe von Selbständigen gibt es bei der Ermittlung des Gewinns eine Vereinfachung. Hier wird die tatsächlich eingehende Zahlung als Teil des Umsatzes angesehen, und nicht bereits – wie gesetzlich vorgesehen – das Entstehen der Forderung. Mit dem Zahlungseingang also wird der Vorfall erst als Einnahme für den Gewinn relevant.

Auch bei den Ausgaben eines Betriebs entstehen Unschärfen. Einige Sachverhalte werden als Ausgabe aufgefasst, die streng genommen nach obiger Definition nicht als Ausgabe gelten sollten. Abschreibungen, die als Betriebsausgabe in die EÜR eingehen, sind als Ausgabe zum Zeitpunkt der Anschaffung logisch zu sehen, die verteilt über die folgenden Jahre vorgenommen werden.

Debitoren vs. Kreditoren

Das Guthaben gegenüber einem Kunden ist Teil der Debitoren. Verkäufe und Dienstleistungen für andere, die noch nicht von diesen bezahlt wurden, gehören in diesen Zusammenhang. In der Buchführung zeigen die Debitoren auf, wie hoch die Außenstände sind, welches Geld die Kunden einem Unternehmen schulden.

Das Gegenstück sind die Kreditoren. Nicht immer werden Ausgaben von einem Betrieb sofort bezahlt, und diese Käufe sind hier zusammengefasst. Die Kreditoren beziffern die Schulden bei den Lieferanten.

Doppelte Buchhaltung

Jede Aktivität, jeder Vorfall im geschäftlichen Bereich wird in der doppelten Buchhaltung zweimal erfasst. Allerdings geschieht dies auf zwei verschiedenen Konten, nämlich auf der einen Seite für das Soll, auf der anderen im Haben. Dieses Vorgehen ist auch deshalb sinnvoll, weil der Unternehmenserfolg zweifach dargestellt wird: Einerseits mit der Bilanz, aber auch als Erfolgsrechnung.

Das Grundbuch, auch Journal genannt

Im Grundbuch sind alle Geschäftsvorfälle chronologisch aufgeführt. Wegen seiner Genauigkeit und der engen zeitlichen Folge der einzelnen Belege und Buchungen spricht man auch vom Journal oder vom Tagebuch.

Die Vorfälle werden durchnummeriert und enthalten folgende Merkmale: Das Datum des Vorgangs, den Betrag, einen Verweis auf den zugehörigen Beleg, Erläuterungen, Sollkonto, Habenkonto. Dieses Grundbuch ist zugleich die Grundlage und auch Buchungsanweisung für alle Übertragungen ans Hauptbuch.

Das Hauptbuch

Im Hauptbuch sind alle Sachkonten enthalten. Einzelne Geschäftsvorfälle werden hier nach sachlichen Kriterien in Konten verbucht. In früheren Zeiten wurden Karteikarten für die Konten verwendet, deshalb spricht man noch heute bisweilen von „Kontenblättern“. Mit dem Abschluss dieses Hausbuches ergibt sich die Bilanz und auch die Gewinn- und Verlustrechnung.

Ein besonders wichtiges Element der Bilanzbuchhaltung ist der Jahresabschluss. Mit ihm ist die Grundlage der Gewerbesteuerberechnung gegeben und damit für die Körperschafts- und die Einkommenssteuer. Ebenso ist dieser jährliche Abschluss eine wichtige Informationsquelle für Anteilseigner und Banken.

Zusätzlich zu Haupt- und Grundbuch werden verschiedene Nebenbücher geführt. In diesen werden Teile des Hauptbuchs in aller nötigen Differenziertheit genauer ausgeführt. Das Warenbuch, ein Kontokorrentbuch oder auch das Kassenbuch sind gängige Nebenbücher.

Das Warenbuch enthält die Ein- und Ausgänge von Waren. Im Kontokorrentbuch finden sich Informationen zu Lieferanten (Kreditoren) und zu Kunden (Debitoren) des Unternehmens. Die Lieferanten sind in der Kreditorenbuchhaltung aufgeführt, die Kunden in der Debitorenbuchhaltung. Im Kassenbuch sind sämtliche Bargeldbewegungen aufgelistet.

GoB: Die Grundsätze der ordungsmäßigen Buchführung

Im Handelsgesetzbuch (HGB) sind ab dem Paragraphen 238 die Grundsätze der Buchführung gesetzlich festgeschrieben. Hier sind alle Vorschriften der Belegorganisation und zur -dokumentation enthalten. Die Vorschriften bedingen sich gegenseitig und dürfen nicht unabhängig voneinander verstanden werden.

Wesentliche Grundsätze sind: Keine Buchung ohne Beleg. Jeder Geschäftsvorfall muss verzeichnet sein, um die Vollständigkeit zu gewährleisten. Übersichtlichkeit und Klarheit, Nachprüfbarkeit und Richtigkeit sind weitere Prinzipien.