Office Management – Telefonieren und Tippen reichen nicht mehr aus

Es ist die Schaltzentrale und eine bedeutende Drehscheibe in jedem Betrieb: das Sekretariat. Alles läuft hier zusammen. Entsprechend anspruchsvoll sind die Aufgaben geworden. Office-Mitarbeiter von heute sind up to date, arbeiten selbstständig und wissen, wie sie ihren Vorgesetzten den Rücken frei halten. Das und noch mehr lernen sie in der Office-Management-Akademie.

Sie sind Organisationstalente, behalten den Überblick und reagieren flexibel auf Veränderungen: Die Ansprüche und Erwartungen an Office-Mitarbeiter steigen. Längst reichen die Büroorganisation und der Schriftverkehr nicht aus. Office-Assistenten und Office-Manager müssen sich auch im Management, bei der Kostenrechnung, im Controlling, in Rechtsfragen und vielen anderen Bereichen auskennen. „Die klassischen Aufgaben von Office-Managern waren Terminvereinbarungen, Reiseplanung, Organisation von Besprechungen, Workshops oder Veranstaltungen. Das hat sich in den vergangenen Jahren stark gewandelt“, weiß Melanie Reisinger. Sie leitet die Ausbildung zum Office-Assistenten und den Diplomlehrgang zum Office-Manager im WIFI Kärnten. Inzwischen müssen Office-Mitarbeiter auch Präsentationen vorbereiten, kaufmännische und buchhalterische Aufgaben erledigen, die Webseite pflegen, Social-Media-Kanäle betreuen oder Reportings an interne oder externe Stellen abliefern. „Es ist ein sehr breites Aufgabengebiet. Daher muss ein Office-Manager ein echtes Allroundtalent sein“, sagt Reisinger. In der Office-Management-Akademie lernen die Teilnehmer alles, was sie dafür brauchen.

Die Office-Management-Akademie

Im WIFI Kärnten gibt es gleich mehrere Möglichkeiten, um sich im Office-Bereich ausbilden zu lassen. Speziell für Quereinsteiger, Wiedereinsteiger oder Personen, die sich neu orientieren wollen, bietet sich die Ausbildung zum Office-Assistenten an. In dem Lehrgang werden alle Basics für ein perfekt funktionierendes Sekretariat vermittel: Von der Gesprächsführung am Telefon über die Büroorganisation, Datenschutz, Social Media bis hin zu Recht, Zahlungsverkehr und Kostenrechnung.

Für jene Personen, die bereits mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mitbringen, eignet sich der Diplomlehrgang zum Office-Manager. Aufbauend auf Erfahrungen aus der Praxis werden hier Qualifikationen vertieft sowie fachliche und persönliche Kompetenzen erweitert. Die Teilnehmer erhalten Einblick in relevante unternehmerische Bereiche wie Management, Marketing, Public Relations, Events. Aber auch professionelles Zeitmanagement, Burn-out-Prävention, Präsentationstechniken und der Umgang mit Konflikten stehen am Lehrplan.

Spannendes Berufsfeld

„Nach der Ausbildung sind die Teilnehmer unglaublich vielfältig einsetzbar und können in unterschiedlichen Branchen oder Unternehmen arbeiten“, berichtet WIFI-Trainerin Reisinger. Das sei in der heutigen Zeit ein großer Vorteil. Denn in den Stellenanzeigen können ganz unterschiedliche Aufgabenprofile gefordert sein. „Auch der Austausch der Teilnehmer untereinander ist bereichernd. Sie blicken auf unterschiedliche berufliche Erfahrungen zurück und können viel voneinander lernen. Selbst die Trainer kommen alle aus anderen Bereichen und bringen ihre Praxiserfahrung in den Lehrgang ein. Dadurch erhalten die Teilnehmer wertvolle Tipps“, berichtet Reisinger. Die Vielfältigkeit der Aufgaben im Sekretariat macht den Beruf so spannend. Aber gleichzeitig ist das auch eine große Herausforderung. Ständig kommen im Office neue Aufgaben hinzu.

Arbeitsweisen und Rollen verändern sich

Mitarbeiter sollten darauf flexibel und offen reagieren. Deshalb achten gute Office-Mitarbeiter bereits von sich aus darauf, wo Abläufe im Unternehmen vereinfacht und verbessert werden können. Digitalisierung und Datenschutz gehen damit einher. Selbstständiges Arbeiten ist damit ein Erfolgsfaktor im Office. Zudem gilt es nach wie vor, den Vorgesetzten den Rücken frei zu halten. Diese Abwechslung schätzt Lehrgangsleiterin Reisinger. „Und dass man eine Art Kommunikationsdrehscheibe zwischen internen und externen Personen ist. Das macht die Arbeit sehr spannend.“

Einblick in den Alltag

Es braucht im Büro den Blick auf das Ganze, aber auch den Blick auf Details. Das zeigt sich unter anderem beim Organisieren von Veranstaltungen – zum Beispiel einer Eröffnungs- oder Jubiläumsfeier. Hier gehe es nicht nur um die grundlegende Organisation, sondern es tauchen immer wieder Fragen aus anderen Bereichen auf: Wie ist die Einladung zu formulieren – zeitgemäß und ohne Rechtschreibfehler? Müssen bei der Terminplanung Prioritäten gesetzt werden? Wie sehen die Checklisten aus? Ist man auf den Small Talk beziehungsweise die Gäste vorbereitet? Wie werden Besucher im Betrieb empfangen?

Es gibt viele Dinge zu bedenken. Selbst nach der Veranstaltung, wenn es um die Abrechnungen und Prüfung der Kosten geht. Oder den professionellen Umgang mit Beschwerden. Die To-do-Listen sind meist recht lang. Doch mit den richtigen Techniken und Tools haben Office-Manager alles im Griff.

Lehrgangsleiterin Melanie Reisinger freut sich, wenn sie die Teilnehmer unterstützen und zur Veränderung beitragen kann. Ärgern tut sie sich nur über den Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Zumindest einmal darüber nachdenken, ob es nicht doch anders besser ginge, sollte möglich sein. Das passt auch zu ihrem persönlichen Motto: „Suche die Lösung und verharre nicht im Problem.“ Ein Ansatz, der das Leben in allen Situationen, nicht nur im Büro, wesentlich leichter macht.